Menurut Pace & Feules, ada dua
perspektif utama yang akan mempengaruhi bagaimana komunikasi organisasi
didefinisikan, yaitu:
·
Perspektif objektif
Perspektif
objektif menekankan definisi komunikasi organisasi sebagai pertunjukan dan
penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari
suatu organisasi tertentu. Fokusnya adalah penanganan pesan, yakni menerima,
menafsirkan, dan bertindak berdasarkan informasi dalam suatu peristiwa
komunikasi organisasi.
·
Perspektif subjektif
Perspektif
subjektif mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan makna
atas interaksi di antara unit-unit organisasi yang menciptakan, memelihara, dan
mengubah organisasi. Fokusnya adalah bagaimana individu anggota organisasi
bertransaksi dan kemudian memberi makna terhadap peristiwa komunikasi yang
terjadi.
Dengan
demikian, definisi komunikasi organisasi dilihat dari perspektif objektif
maupun perspektif subjektif adalah sebagai proses penciptaan dan penafsiran
informasi di antara unit-unit komunikasi sebagai bagian dari suatu organisasi
secara keseluruhan.
Pendekatan
komunikasi dalam organisasi
Komunikasi
organisasi dilakukan dengan tiga pendekatan, yaitu:
·
Pendekatan Makro
Dalam
pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang
berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan
aktivitas tertentu seperti :
a.
Memproses informasi dan lingkungan
b.
Mengadakan identifikasi
c.
Melakukan intergrasi dengan organisasi lain
d.
Menentukan tujuan organisasi
·
Pendekatan Mikro
Pendekatan
ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu
organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara
anggota kelompok seperti :
a.
Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan
b.
Komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok
c.
Komunikasi untuk menjaga iklim organisasi
·
Pendekatan individual
Berpusat
pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang
telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi
individual. Ada beberapa bentuk komunikasi individual :
a.
Berbicara pada kelompok kerja
b.
Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat
c. Menulis dan mengonsep surat
Komunikasi
dalam Pertemuan dan Rapat
a.Pertemuan
Pertemuan merupakan forum yang sangat diperlukan untuk menghinpun bahan –
bahan. Pertemuan – pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan antara pimpinan
dengan para stafnya, tetapi juga dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk
meyusun usulan atau pertemuan pleno yang dikuti oleh semua unsur yang ada.
Namun pertemuan – pertemuan yang diselenggarakan tidak dimaksudkan untuk membuat
keputusan melainkanhanya untuk menghimpun pendapat.
b.Rapat
Rapat juga merupakan pertemuan yang memilki kewenangan untuk membuat keputusan.
Untuk menyelenggrakan rapat perlu diperhatikan sebagai hal – hal berikut:
• Undangan Rapat
•
Pengaraturan Ruang Rapat
•
Perlengkapan Rapat
Untuk
membuat rapat undangan hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat
dan jelas untuk meyebutkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat. Pengaturan
tempat duduk pada dasarnya ditentukan oleh jumlah peserta rapat dan luas
ruangan rapat. Pada bagian terpenting adalah pengambilan keputusan yang
dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat., bila cara ini tidak dicapai
tetntunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak.
c.Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat
Di dalam
pertemuan dan rapat biasanya peserta harus menyadari posisinya dalam forum
tersebut. Tiap peserta hendaknya:
• Mampu berkomunikasi secara jujur
• Mampu
berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif
• Mampu
berperan sebagai komunikan yang sangat responsive
•Mampu
berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana
• Mampu mengendalikan diri
d.Teknik Berbicara, Membaca, dan Mendengarkan
Berbicara
merupakan bagian terpenting dari komunikasi yang dipandang paling efektif.
Disamping itu keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya
pengetahuan yang dimilki, banyaknya pengalaman yang dimiliki dan
intelegensinya. Karena berbicara sebagai alat untuk mengungkapkan pikiran dan
perasaannya, akan dapat lancar bila tidak ada gangguan teknis seperti gugup,
grogi dan sebagainya.
e.Menyusun Pesan
Manakala
kegiatan bisnis sudah menjadi persoalan global aktifitas yang hanya
mengandalkan sepak tejang individu menjadi tidak efesien lagi. Gerakan bisnis
abad ini merupakan gerakan massal, yang melibatkan banyak orang, banyak alat,
dan banyak bangsa. Oleh karena itu peranan organisasi dalam bisnis sangat
menentukan. Komunikasi merupakan kekuatan utama dalam membentuk organisasi. Ada
tiga unsur pokok organisasi, salah satunya adalah komunikasi, yang lain adalah
tuhuan orgnisasi seta kemauan. Peranan komunikasi dalam menciptakan dan
memelihara otoritas yang obyektif di dalam organisasi adalah:
• Seharusnya ada saluran komunikasi formal setiap anggota organisasi
• Jalur
komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
• Garis
komunikasi formal secara keseluruhan
• Orang –
orang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi
• Setiap
komunikasi harus dipisahkan
Informasi
adalah sah dalam proses komunikasi apapun, karena informasi itulah yang
menentukan tujuan yang hendak dicapai. Beberapa informasi yang menimbulkan
reaksi – reaksi terhadap komunikan adalah:
• Membuat kesalahan
• Menunda
atu menumpuk pekerjaan
•
Penyaringan
• Hanya
menangkap garis besarnya saja
•
Menghindari informasi