A. Hal-hal
yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik
Dalam suatu organisasi,
pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala
tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang
dikehendakinya. Tidak terorganisasinya pesan dengan baik dapat disebabkan oleh
beberapa hal sebagai berikut:
1. Bertele-tele,
dengan kata lain pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca
memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.
2. Memasukkan
bahan-bahan yang tidak relevan, adanya informasi yang tidak relevan akan
membuang waktu dan juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi tidak
jelas serta sulit dipahami.
3. Menyajikan
ide-ide secara tidak logis, hal ini akan menyebabkan audiens sulit untuk
memahami poin-poin penting yang disampaikan, sehingga komunikasi akan tidak
lancar.
4. Informasi
penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan, karena asyik membahas
hal-hal yang hanya bersifat pendukung saja, poin-poin yang seharusnya
memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.
B.
Pentingnya
Pengorganisasian yang Baik
Dengan mengatur ide
secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang tersampaikan akan
dapat memuaskan kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi audiens.
Mengorganisasi pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator.
Untuk dapat
mengorganisasi pesan dengan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
a. Subjek
dan tujuan harus jelas.
b. Semua
informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
c. Ide-ide
harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
d. Semua
informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun
dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu
audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan
komunikator.
C. Pengorganisasian
Pesan-pesan Melalui Outline
1. Mendefinisikan
dan Mengelompokkan Ide-ide
Apabila menyusun pesan
yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan. Outline akan membantu
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya.
Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:
a. Mulailah
dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu
pesan.
b. Nyatakan
poin-poin pendukung yang penting
Poin-poin pendukung akan memperkuat tentang ide-ide pokok yang kita tentukan.
c. Ilustrasi
dengan bukti-bukti
Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil
dikumpulkan. Semakin banyak
bukti-bukti yang disajikan, outine yang dibuat akan menjadi semakin baik.
2. Menentukan
Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan
urutannya, ada 2 pendekatan penting, yaitu:
a. Pendekatan
Langsung (deduktif)
Ide pokok muncul paling
awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.
b. Pendekatan
Tidak Langsung (induktif)
Bukti-bukti muncul
terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar
tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (me
mo dan surat),
maupun pesan formal (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih diantara
kedua alternatif, harus dianalisis terlebih dahulu bagaimana reaksi audiens
terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan yang akan disampaikan.
Setelah dianalisis
kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan
umum, maka dapat dipilih
rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:
a. Direct
Request
Direct request dapat
berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan menjadi tertarik
atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan permintaan langsung
(direct request). Oleh karena itu, permintaan langsung menggunakan pendekatan
langsung, karena langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan
Rutin, Good News, atau Goodwill
Pesan-pesan rutin, good
news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
c. Pesan-pesan
Bad News
Pendekatan yang
diterapkan pada pesan bad news adalah pendekatan tidak langsung. Jika mempunyai
berita yang kurang menyenangkan, sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan
menggunakan bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan
Persuasif
Bila audiens benar-benar
sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, dapat digunakan
dengan cara yang tidak langsung. Sehingga perlu membuka pikiran audiens dengan
melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
Secara umum, mengorganisasi
laporan dan presentasi secara analitis yang didesain kearah suatu kesimpulan
tertentu, lebih sulit. Manakala tujuannya adalah untuk melakukan kolaborasi
dengan audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk
suatu tindakan tertentu, harus dipilih suatu rencana organisasional yang
memberikan argumen secara logis.
No comments:
Post a Comment